Dlaczego operator płatności weryfikuje sprzedawców? Co sprawia, że to proces chroniący zarówno e-commerce, jak i płatników? Ekspert AML odpowiada na najważniejsze pytania związane z kluczowym etapem otwierania konta u pośrednika płatności online.

Agata Blachowska: Sprzedawcy zainteresowani uruchomieniem bramki płatniczej w swoim sklepie, muszą przejść proces weryfikacji. Operatorzy płatności, np. Tpay, wymagają przedstawienia kilku dokumentów, m.in. rejestrowych czy umożliwiających ocenę stosunków gospodarczych. Pojawia się tutaj termin AML - od czego jest to skrót i dlaczego jest nieodłączną częścią współpracy z operatorem płatności?

Michał Włoszczyna, AML Expert w Tpay: Termin AML to skrót od Anti Money Laundering, czyli przeciwdziałania praniu pieniędzy. Tpay, czyli Krajowy Integrator Płatności S.A., jako dostawca usług płatniczych, posiada rozszerzoną licencję Krajowej Instytucji Płatniczej (KIP) i jest nadzorowany przez Komisję Nadzoru Finansowego (KNF). 

Instytucje płatnicze, takie jak Tpay, zobligowano do realizacji obowiązków wskazanych w przepisach o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. 

A jednym z nałożonych obowiązków jest identyfikacja klienta oraz weryfikacja ustalonych danych i informacji w oparciu o niezależne i wiarygodne źródła?

Dokładne tak. Mamy więc prawny obowiązek sprawdzenia dokumentów rejestrowych sprzedawcy, jak i dokumentów pozwalających na weryfikację tożsamości reprezentantów i beneficjentów rzeczywistych. 

Kolejnym obowiązkiem wynikającym z przepisów AML jest ocena stosunków gospodarczych ze sprzedawcą. Może to wiązać się z potrzebą kontaktu ze sprzedawcą w celu wyjaśnienia zakresu i przedmiotu prowadzonej działalności gospodarczej. 

Czy dane i informacje przekazywane przez sprzedawców muszą być aktualizowane?

Wszystkie te dane i informacje, zgodnie z prawem, muszą być na bieżąco aktualizowane - co również może wiązać się z koniecznością kontaktu Tpay ze sprzedawcą. Dzieje się tak szczególnie w przypadku, gdy wcześniej przesłane dane utraciły ważność lub od ostatniej weryfikacji upłynęło sporo czasu. 

Warto również pamiętać, że nie wszystkie informacje są dla nas widoczne w ogólnodostępnych źródłach, takich jak np. rejestry handlowe. W takim przypadku kontaktujemy się bezpośrednio ze sprzedawcą z prośbą o przedstawienie aktualnych dokumentów firmowych lub dokumentów tożsamości. 

To są obowiązki każdego operatora płatności rzetelnie świadczącego usługi. W ostatecznym rozrachunku służy to  ochronie interesów zarówno sprzedawcy, jak i kupującego oraz w rezultacie bezpieczeństwu systemu finansowego, w którym każdy z nas funkcjonuje.

W jaki sposób sprzedawcy przekazują Tpay niezbędne informacje i dokumenty w ramach procesu weryfikacji?

Proces otwierania konta sprzedawcy w serwisie Tpay polega na zarejestrowaniu konta, a następnie zalogowaniu się do Panelu Akceptanta i uzupełnieniu lub przesłaniu niezbędnych informacji. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności, możemy poprosić o odpis z rejestru handlowego czy akcjonariuszy lub o umowę spółki.

Dokumenty załącza się w Panelu Akceptanta w odpowiednich sekcjach - w polach oznaczonych spinaczami. Po uzupełnieniu danych i załączeniu dokumentów, prosimy o sprawdzenie, czy wszystkie pola zostały uzupełnione. Następnie należy kliknąć przycisk “Zaakceptuj zmiany”. Po zaakceptowaniu formularza edycja danych nie jest już możliwa i dział weryfikacji przystępuje do analizy.

Drażliwym tematem jest skan dowodu osobistego, który czasem trzeba załączyć. Czy są dane, które można na nim zasłonić?

W niektórych przypadkach konieczne będzie przedstawienie skanu dokumentu tożsamości. Umożliwia on potwierdzenie autentyczność danych podanych w formularzu rejestracyjnym. 

Weryfikacja tożsamości jest wymogiem prawnym, który jest standardowym krokiem w procesie nawiązywania relacji z operatorem płatności. Poprawne zweryfikowanie tożsamości sprzedawcy lub osoby działającej w jego imieniu, ma na celu również jego ochronę przed różnego rodzaju oszustwami. Bezpieczeństwo sprzedawców i kupujących traktujemy z najwyższym priorytetem.

Przekazywanie skanu lub danych z dokumentu tożsamości to rzeczywiście drażliwy temat. W celu zwiększenia komfortu tego procesu, dajemy klientom możliwość przedstawienia przekreślonego skanu dokumentu, ze znakiem wodnym lub adnotacją, że jest przeznaczony wyłącznie do weryfikacji w serwisie Tpay. Ważne, aby pomimo wprowadzonych środków ostrożności, dokument był czytelny i umożliwiał weryfikację danych.

W trakcie procesu weryfikacji operator płatności sprawdza również m.in., czy sklep posiada regulamin oraz politykę prywatności

Zgadza się. To bardzo ważne dokumenty zarówno z perspektywy e-sprzedawcy, jak i konsumenta. W tym artykule na blogu opisujemy, co powinien zawierać regulamin sklepu i polityka prywatności, aby gładko przejść ten etap weryfikacji.

Tpay pobiera opłatę aktywacyjną, nazywaną też weryfikacyjną. W jaki sposób poprawnie jej dokonać i dlaczego to ważny etap rozpoczęcia współpracy z operatorem płatności?

Opłata aktywacyjna służy potwierdzeniu rachunku bankowego, na który sprzedawca będzie otrzymywać wpłaty od kupujących. Jest gwarancją przekazania zebranych środków na rachunek, którego właścicielem jest sprzedawca. 

Kolejną funkcją opłaty aktywacyjnej, nazywaną również weryfikacyjną, jest potwierdzenie zgodności danych wskazanych podczas rejestracji w serwisie Tpay z danymi bankowymi. Jest to jeden ze środków bezpieczeństwa potwierdzający, że relacja z operatorem płatności nawiązywana jest przez sprzedawcę, a więc właściciela rachunku bankowego. 

Aby dokonać opłaty aktywacyjnej należy zalogować się do Panelu Akceptanta i w sekcji “Rachunki bankowe” wybrać opcję “Dodaj nowe konto bankowe”, następnie w bramce płatniczej wybrać swój bank i skorzystać z szybkiego przelewu.

W niektórych przypadkach, szczególnie dla rachunków zagranicznych, koniecznie będzie przedstawienie dokumentu potwierdzającego własność tego rachunku.

Dziękuję za rozmowę!